Eerst de strategie

Hoewel – of doordat? – Ricoh Nederland al volop werkte aan belangrijke veranderingstrajecten, stelden medewerkers steeds vaker vragen als: Wat is de samenhang tussen de vele programma’s en initiatieven die lopen? Wat is in een notendop onze koers? Samen met een compact kernteam binnen Ricoh werkte Commond een strategie en concept uit voor een intern communicatieprogramma om de ‘change’ te ondersteunen: Fit 4 the Future.

Dan de kick-off…

‘De toekomst begint vandaag.’ Dat was de belangrijkste boodschap die medewerkers van Ricoh Nederland op 15 september 2011 meekregen. Het was de dag waarop het programma Fit 4 the Future aan alle medewerkers werd onthuld. Tijdens een informele bijeenkomst tijdens de lunch op het hoofdkantoor in ‘s-Hertogenbosch lichtte CEO Carol Dona toe wat Fit 4 the Future inhoudt. En beantwoordde hij vragen van medewerkers.

…met live verslag op Yammer

Ook alle collega’s die niet in Den Bosch konden zijn, waren in de gelegenheid de bijeenkomst live te volgen. Onze live Yammer-verslaggever in de zaal maakte mogelijk dat bijvoorbeeld ook de honderden service engineers in het land konden ‘meeluisteren’. En met het Ricoh-kantoor in Amsterdam was een online beeld- en geluidsverbinding. Bij thuiskomst aan het einde van de werkdag vond iedereen een speciale tabloidkrant in de brievenbus. Daarin was nog eens samengevat welke kant Ricoh opgaat, wat dat van de organisatie vraagt en wat de medewerkers eraan kunnen bijdragen om Ricoh Fit 4 the Future te maken en te houden.

En verder met een crossmediale aanpak

Uiteraard zal Fit 4 the Future de komende periode intensieve aandacht krijgen binnen Ricoh. Bestaande en nieuwe interne communicatiemiddelen worden ingezet. Commond ontwikkelde hiervoor onder meer e-mailnieuwsbrieven en een nieuw medewerkersmagazine. Samen met Ricoh bouwen we aan een crossmediaal communicatieplatform waarin periodiek en uit allerlei verschillende invalshoeken aandacht is voor Fit 4 the Future en hoe de medewerkers hieraan kunnen bijdragen.

Als exclusieve licentiepartner is Dobotex International verantwoordelijk voor Bodywear en Legwear van PUMA. Voor design en productontwikkeling, marketing, sales, productie en logistiek.

‘After hours athletes’

De PUMA Bodywear en Legwear collecties Spring/Summer 2012 sluiten helemaal aan bij de PUMA Social campagne. Die richt zich helemaal op ‘after hours athletes’, die van het leven een sport maken. Dag en nacht. Want ook als het laat wordt heeft PUMA de perfecte outfit.

Content voor trade magazines

Aan Commond de vraag om de PR-teksten te verzorgen voor trade magazines, inclusief de uitgewerkte product highlights. En dat moest snel. Meteen opgeleverd in het Engels en Nederlands. Snel geschakeld dus, en helemaal in de gewenste tone-of-voice van PUMA Social. Content for brands in optima forma.

Het tegendeel is waar. Flexibiliteit, doortastendheid en pragmatisme zorgden ervoor dat vorige week het jaarverslag van Draka Holding van de pers rolde. Ruim op tijd voor de Algemene Vergadering van Aandeelhouders. Met het jaarverslag legt Draka verantwoording af over het strategisch beleid van het afgelopen jaar. Daar deed en doet de definitieve verkoop aan Prysmian uiteindelijk niets aan af.

Transparantie
De inhoud werd op de ontwikkelingen afgestemd en op dezelfde transparante manier als voorgaande jaren over het voetlicht gebracht. Overzichtelijk en to-the-point. In 2006, 2007, 2008 en 2009 werd het jaarverslag van Draka overigens beloond met een certificaat van Scenter voor de transparantie in de weergave van het ondernemingsbeleid.

Thematische invulling
De thematische invulling van het Engelse en Nederlandse jaarverslag is gebaseerd op drie belangrijke pijlers uit de Draka-strategie. Ten eerste valt of staat het succes van een onderneming met de passie om zo goed mogelijk in te spelen op de vraag van de klant. Daarnaast is dat de overtuiging dat juist in economisch moeilijke tijden innovatie van het grootste belang is en tot slot dat écht toegevoegde waarde voortvloeit uit het ontwikkelen van sociaal en milieuverantwoorde oplossingen en het leveren van duurzame prestaties. In de breedste betekenis. Onder het adagium ‘one century, one goal, one planet’ werd invulling gegeven aan het honderdjarig bestaan van Draka in 2010, de commerciële successen en het beleid op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen.

Het resultaat
Draka Holding, dat sinds begin april niet meer beursgenoteerd is, ontwikkelt, produceert en verkoopt wereldwijd kabeloplossingen voor toepassingen in vliegtuigen, treinen en auto’s, in schepen, op booreilanden, in liften en windmolens, in huizen en kantoren. Commond bedacht – voor het zesde achtereenvolgende jaar – het concept voor het jaarverslag, werkte dit (redactioneel) uit en realiseerde de totale productie. Benieuwd naar het eindresultaat? Op de corporate website van Draka is een digitale versie te zien.

Mentaliteitsverandering

BSH Huishoudapparaten wil de beste zijn en blijven. Beter gezegd: de benchmark zijn waar de concurrentie zich aan meet. En waarmee kan BSH zich van de concurrentie onderscheiden? Met service en persoonlijke aandacht voor retailers, consumenten én collega’s. Daarom initieerde het bedrijf het project Best Service Company. Onder deze noemer analyseerde BSH de trends in de markt en werd het verbeterpotentieel in kaart gebracht. Resultaat: meer dan 30 maatregelen die (gaan) bijdragen aan een mentaliteitsverandering. Best Service Company is dus zeker geen holle kreet.

Crossmediale middelenmix

Commond gaf creatief en inhoudelijk invulling aan het Best Service Company-concept, stelde een plan van aanpak op en ontwikkelde een crossmediale mix aan middelen om medewerkers mee te nemen in het veranderingsproces. E-mailnieuwsbrieven, artikelen in het personeelsblad, posters en content voor intranet zijn op dit moment de tools om Best Service Company inhoud te geven.

Budget voor video

Wie bij videocontent meteen denkt aan professionele filmstudio’s en apparatuur, professionele presentatoren of acteurs en uitgebreide graphics en audio, kan een flinke rekening verwachten die oploopt tot duizenden euro’s per minuut. Toch kan er ook steeds meer met een beperkter budget. De betere consumentencamera’s leveren vaak prima beeldkwaliteit voor webtoepassingen. En met een goede voorbereiding kan één en dezelfde redacteur interviewen, filmen én monteren. Dat brengt de kosten van een videoreportage drastisch omlaag.

Toegevoegde waarde voor beeld en geluid

Maar is de kwaliteit van zo’n budgetvideo goed genoeg? Dat is een lastige vraag. Zowel hyperprofessionele films als met een mobiele telefoon geschoten video’s hebben hun waarde, en tussen die twee uitersten zitten veel gradaties. ’Goedkope’ en ‘dure’ videocontent vergelijken heeft dan ook weinig zin. In een crossmediale context is een andere vergelijking interessanter: die tussen video en bijvoorbeeld tekst. Een groot artikel en een webvideo van enkele minuten hoeven elkaar qua budget niet veel te ontlopen. En er zijn onderwerpen waarbij beeld en geluid duidelijke toegevoegde waarde hebben, óók zonder high-end filmploeg.

Video soms effectiever dan tekst

Een voorbeeld is de rubriek “Werken in de verkeersindustrie”, in de digitale nieuwsbrief van ASTRIN, de brancheorganisatie voor de verkeersindustrie. Als je studenten en scholieren wilt laten zien dat werken in de verkeersindustrie betekent: op pad zijn, veel vrijheid en verantwoordelijkheid krijgen, gevarieerd werk doen op aansprekende projectlocaties – dan zijn videoreportages met jonge monteurs, servicetechnici en projectleiders al gauw effectiever dan geschreven interviews. Oftewel: of video een plek verdient in een contentstrategie, is niet alléén een kwestie van budget. De vraag is eerst en vooral: wat wil je ermee bereiken?

Balans tussen vorm en inhoud

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur; al jarenlang is het de dummy content waar ontwerpers mee werken. Maar voor een perfecte balans tussen vorm en inhoud, is het natuurlijk veel beter dat ontwerpers kunnen werken met de uiteindelijke content.

Content is meer dan platte tekst

Content is immers meer dan platte tekst en vraagt om grafische elementen als opsommingen, tussenkoppen en andere tekstlengtes. Staan dat soort elementen met lipsum op de goede plek? Kloppen de lengtes van alinea’s? Meestal niet. Ook de schrijfstijl en tone of voice van een tekst kunnen sterk van invloed zijn op de aard en uitstraling van het ontwerp.

Inhoud en design gaan gelijk op

Dus volgt vorm voortaan functie? Nee. Maar omgekeerd ook niet. Design en inhoud moeten gelijk opgaan. Het probleem is dat beiden nog vaak als onafhankelijke trajecten worden gezien. Door al in een vroeg stadium (concept-)teksten van de uiteindelijke content te gebruiken in plaats van dummytekst uit het Latijn, lopen de twee trajecten veel meer samen op, wat de kwaliteit alleen maar ten goede komt.

Design beïnvloedt tekst

Is tot slot het ontwerp helemaal klaar, met de juiste content erin? Kijk dan toch nog eens kritisch naar de inhoud. De content kan in niet-opgemaakte vorm nog zo krachtig zijn, in het uiteindelijke design kunnen een paar laatste wijzigingen alsnog een groot verschil maken voor het eindproduct!

Stap 1: inventariseren!

Een content audit bestaat grofweg uit twee onderdelen: ten eerste het inventariseren wat er aan content aangeboden wordt. Denk daarbij ook aan informatie die wellicht niet in de navigatie is meegenomen, maar nog wel online staat. Wie alvast op zoek gaat naar het kerstmenu van restaurant Tijdloos, krijgt de gerechten van vorig jaar voorgeschoteld. En wie bij Routershop.nl in oktober nog op het nippertje van de zomeraanbieding dacht te profiteren: helaas, die is ook van 2009.

Stap 2: updaten!

De tweede stap van een grondige content audit bestaat, uiteraard, uit het updaten van de informatie. Maar vooral ook schrappen: gedateerde, achterhaalde content bijvoorbeeld. Maar sta ook stil bij pagina’s die niet of nauwelijks bezocht worden. Neem bijvoorbeeld Microsoft. Het bedrijf heeft zo’n 10 miljoen webpagina’s live staan, waarvan er 3 miljoen nog nooit zijn bezocht! En: 1% van de content is verantwoordelijk voor 99% van alle traffic!

Content audit: zeker geen luxe!

Een website heeft pas meerwaarde als de inhoud er écht toe doet, maar vooral ook steeds vernieuwd wordt, voor terugkerende bezoekers. Anders raakt een website zijn bezoekers kwijt en zakt hij vervolgens steeds verder weg in de zoekresultaten. Content audits zijn dus zeker geen overbodige luxe!

Realisatie van interne en externe middelen

Melinde gaat bij Commond als redacteur/projectmanager de realisatie van interne en externe relatiemedia in goede banen leiden. “Ik stuur onze vormgevers, fotografen en eventueel andere toeleveranciers aan, verzorg zelf redactionele producties en neem de eindredactie voor mijn rekening. Wat ik bij Commond wil bereiken? Simpel. Bijdragen aan het succes van onze opdrachtgevers en mijn kennis en expertise inbrengen bij het maken van bladen, websites en e-mailnieuwsbrieven.”

Webdeveloper in het crossmediaal team

Reinier gaat aan de slag als webdeveloper in het crossmediaal team van Commond. “Ik richt mij op de technische realisatie en het onderhoud van websites, het implementeren van content management systemen en e-mailapplicaties. Maar ook met het ontwikkelen van specifieke maatapplicaties voor projectmanagement en beeldbeheer.”

Ondersteunen bij contentcreatie

Veel organisaties hebben behoefte aan ondersteuning bij de creatie en het structureren van content. Als Commond merken we dat de markt voor content groeit en daar spelen we met deze twee nieuwe collega’s op in!

Gekozen werd voor een opzet waarin beeld de hoofdrol speelt: krachtige portretten en uitgebreide, vaak speelse, infographics. Het resultaat: een fraai boekje dat geen conclusies opdringt, maar een verrassende blik achter de schermen geeft van een van de meest vooraanstaande Europese musea voor moderne kunst. En tussen de regels door laat zien hoe ‘het Van Abbe’ bijdraagt aan een cultureel, sociaal en economisch vitale stad.

Extra content online

“Sp!ts opent wereld achter tekst”, luidt de belofte van de gratis krant. De gratis app Paperboy (beschikbaar op de iPhone en Android-toestellen) maakt het mogelijk om artikelen direct te delen via Twitter en Facebook of om achtergrondinformatie of video’s beschikbaar te maken.

Praktijkervaring

Voorheen maakte Spits gebruik van QR-codes. Volgens de krant nemen die teveel ruimte in en zou de Paperboy-app gemakkelijker werken. In tegenstelling tot sommige enthousiaste reviews valt dat in de praktijk tegen. Natuurlijk: liggend op een bureau, onder goed licht, laten de pagina’s van de krant zich prima fotograferen. Vervolgens herkent Paperboy keurig welke pagina op de foto is gezet en linkt de app door naar de achterliggende content. Prachtig dus, zou je denken.

Lange armen

Maar wie leest Spits, doodstil gezeten in een ruimte met helder licht? In schokkerige forenzentreinen, in de ochtend- of avondschemering, zijn de foto’s logischerwijs een stuk minder van kwaliteit. En probeer eens een krant (zelfs op tabloidformaat) redelijk recht te houden voor een foto. Nog een bijkomstigheid: voor goede herkenning, moet eigenlijk de hele pagina op de foto staan. Daarvoor moet je de pagina ongeveer een halve meter van de lens houden. Lange armen zijn dus geen overbodige luxe!

Het resultaat

Het resultaat van het experiment: in een treinrit van ruim een half uur is het één keer gelukt om de wereld achter de tekst van Spits te ontsluiten. De deur naar die wereld achter tekst opent dus nog behoorlijk stroef. Wie gaat de scharnieren smeren?

Op YouTube is een demonstratievideo te zien over de werking van Paperboy