Eerst de strategie

Hoewel – of doordat? – Ricoh Nederland al volop werkte aan belangrijke veranderingstrajecten, stelden medewerkers steeds vaker vragen als: Wat is de samenhang tussen de vele programma’s en initiatieven die lopen? Wat is in een notendop onze koers? Samen met een compact kernteam binnen Ricoh werkte Commond een strategie en concept uit voor een intern communicatieprogramma om de ‘change’ te ondersteunen: Fit 4 the Future.

Dan de kick-off…

‘De toekomst begint vandaag.’ Dat was de belangrijkste boodschap die medewerkers van Ricoh Nederland op 15 september 2011 meekregen. Het was de dag waarop het programma Fit 4 the Future aan alle medewerkers werd onthuld. Tijdens een informele bijeenkomst tijdens de lunch op het hoofdkantoor in ‘s-Hertogenbosch lichtte CEO Carol Dona toe wat Fit 4 the Future inhoudt. En beantwoordde hij vragen van medewerkers.

…met live verslag op Yammer

Ook alle collega’s die niet in Den Bosch konden zijn, waren in de gelegenheid de bijeenkomst live te volgen. Onze live Yammer-verslaggever in de zaal maakte mogelijk dat bijvoorbeeld ook de honderden service engineers in het land konden ‘meeluisteren’. En met het Ricoh-kantoor in Amsterdam was een online beeld- en geluidsverbinding. Bij thuiskomst aan het einde van de werkdag vond iedereen een speciale tabloidkrant in de brievenbus. Daarin was nog eens samengevat welke kant Ricoh opgaat, wat dat van de organisatie vraagt en wat de medewerkers eraan kunnen bijdragen om Ricoh Fit 4 the Future te maken en te houden.

En verder met een crossmediale aanpak

Uiteraard zal Fit 4 the Future de komende periode intensieve aandacht krijgen binnen Ricoh. Bestaande en nieuwe interne communicatiemiddelen worden ingezet. Commond ontwikkelde hiervoor onder meer e-mailnieuwsbrieven en een nieuw medewerkersmagazine. Samen met Ricoh bouwen we aan een crossmediaal communicatieplatform waarin periodiek en uit allerlei verschillende invalshoeken aandacht is voor Fit 4 the Future en hoe de medewerkers hieraan kunnen bijdragen.

Actuele content

Spil in het geheel blijft intranet. Met een andere benadering van de ‘push & pull’ van informatie, een verbeterd webdesign, én content met audio en video, wordt de informatie nu aantrekkelijker gebracht. Daarnaast brengt een e-mailnieuwsbrief (met waar mogelijk webvideo’s als content) de actualiteit actief onder de aandacht van medewerkers. Klikken ze op een onderwerp, dan bevinden ze zich meteen op intranet, in het juiste umfeld met andere relevante informatie. De opzet voor het maken van een e-mailnieuwsbrief is zeer eenvoudig, waardoor het mogelijk is nog dezelfde dag een nieuwsbrief uit te sturen. Naar alle medewerkers óf een specifieke interne doelgroep.

Personeelsblad en crossmedialiteit

In het tweede platform staan achtergrondinformatie, verdieping en vermenselijking centraal. Hiervoor is de redactionele formule van het personeelsblad Schakels vernieuwd. Schakels brengt nu elk kwartaal content in verschillende journalistieke varianten. De mens staat zoveel mogelijk centraal, waarbij ook rekening wordt gehouden met de wens van medewerkers om achterliggende technologie op een ‘Quest’-achtige manier te brengen. Verwijzen naar content op intranet bevordert ook de crossmedialiteit. Kortom, een doordachte presentatie van online en offline informatie. Van informatiestroom naar contentstrategie.

Concept gebaseerd op merkwaarden

Proef moet het imago van de Keurslager versterken. De voornaamste verandering bij de ontwikkeling van het nieuwe Proef magazine is de branding op basis van merkwaarden. Deze waarden klinken dan ook door in alle rubrieken en artikelen. Vijf pijlers dragen de redactionele formule van Proef. Pijlers, die stuk voor stuk teruggrijpen op merkwaarden. De rubrieken gaan bijvoorbeeld altijd over het vak en de mensen, ze hebben iets te maken met verkoop en bieden lekkere vleesrecepten. En tot slot wordt het umfeld van de Keurslager weergeven.

Aandacht voor de mens

Het vakmanschap van de Keurslager wordt geïllustreerd in Proef. Dat inspireert de lezer om verrassende en actuele recepten uit te proberen. Veel aandacht is er ook voor de mensen waar Proef om draait: de Keurslagers, hun medewerkers én hun klanten komen zowel in tekst als fotografie uitgebreid aan bod. Om helemaal aan te sluiten bij de huidige mediabeleving is het magazine ook een middel om kruisbestuiving naar de website van de Keurslagers op gang te brengen. Consumenten zijn immers gewend om recepten en informatie op internet te vinden.

Proef verschijnt acht keer per jaar in een oplage van ruim 230.000 exemplaren en is gratis verkrijgbaar bij elke Keurslager-winkel.

Mentaliteitsverandering

BSH Huishoudapparaten wil de beste zijn en blijven. Beter gezegd: de benchmark zijn waar de concurrentie zich aan meet. En waarmee kan BSH zich van de concurrentie onderscheiden? Met service en persoonlijke aandacht voor retailers, consumenten én collega’s. Daarom initieerde het bedrijf het project Best Service Company. Onder deze noemer analyseerde BSH de trends in de markt en werd het verbeterpotentieel in kaart gebracht. Resultaat: meer dan 30 maatregelen die (gaan) bijdragen aan een mentaliteitsverandering. Best Service Company is dus zeker geen holle kreet.

Crossmediale middelenmix

Commond gaf creatief en inhoudelijk invulling aan het Best Service Company-concept, stelde een plan van aanpak op en ontwikkelde een crossmediale mix aan middelen om medewerkers mee te nemen in het veranderingsproces. E-mailnieuwsbrieven, artikelen in het personeelsblad, posters en content voor intranet zijn op dit moment de tools om Best Service Company inhoud te geven.

Budget voor video

Wie bij videocontent meteen denkt aan professionele filmstudio’s en apparatuur, professionele presentatoren of acteurs en uitgebreide graphics en audio, kan een flinke rekening verwachten die oploopt tot duizenden euro’s per minuut. Toch kan er ook steeds meer met een beperkter budget. De betere consumentencamera’s leveren vaak prima beeldkwaliteit voor webtoepassingen. En met een goede voorbereiding kan één en dezelfde redacteur interviewen, filmen én monteren. Dat brengt de kosten van een videoreportage drastisch omlaag.

Toegevoegde waarde voor beeld en geluid

Maar is de kwaliteit van zo’n budgetvideo goed genoeg? Dat is een lastige vraag. Zowel hyperprofessionele films als met een mobiele telefoon geschoten video’s hebben hun waarde, en tussen die twee uitersten zitten veel gradaties. ’Goedkope’ en ‘dure’ videocontent vergelijken heeft dan ook weinig zin. In een crossmediale context is een andere vergelijking interessanter: die tussen video en bijvoorbeeld tekst. Een groot artikel en een webvideo van enkele minuten hoeven elkaar qua budget niet veel te ontlopen. En er zijn onderwerpen waarbij beeld en geluid duidelijke toegevoegde waarde hebben, óók zonder high-end filmploeg.

Video soms effectiever dan tekst

Een voorbeeld is de rubriek “Werken in de verkeersindustrie”, in de digitale nieuwsbrief van ASTRIN, de brancheorganisatie voor de verkeersindustrie. Als je studenten en scholieren wilt laten zien dat werken in de verkeersindustrie betekent: op pad zijn, veel vrijheid en verantwoordelijkheid krijgen, gevarieerd werk doen op aansprekende projectlocaties – dan zijn videoreportages met jonge monteurs, servicetechnici en projectleiders al gauw effectiever dan geschreven interviews. Oftewel: of video een plek verdient in een contentstrategie, is niet alléén een kwestie van budget. De vraag is eerst en vooral: wat wil je ermee bereiken?

Realisatie van interne en externe middelen

Melinde gaat bij Commond als redacteur/projectmanager de realisatie van interne en externe relatiemedia in goede banen leiden. “Ik stuur onze vormgevers, fotografen en eventueel andere toeleveranciers aan, verzorg zelf redactionele producties en neem de eindredactie voor mijn rekening. Wat ik bij Commond wil bereiken? Simpel. Bijdragen aan het succes van onze opdrachtgevers en mijn kennis en expertise inbrengen bij het maken van bladen, websites en e-mailnieuwsbrieven.”

Webdeveloper in het crossmediaal team

Reinier gaat aan de slag als webdeveloper in het crossmediaal team van Commond. “Ik richt mij op de technische realisatie en het onderhoud van websites, het implementeren van content management systemen en e-mailapplicaties. Maar ook met het ontwikkelen van specifieke maatapplicaties voor projectmanagement en beeldbeheer.”

Ondersteunen bij contentcreatie

Veel organisaties hebben behoefte aan ondersteuning bij de creatie en het structureren van content. Als Commond merken we dat de markt voor content groeit en daar spelen we met deze twee nieuwe collega’s op in!

Relevante bronnen

We wachten niet meer af welke content ons aangeboden wordt. We zoeken actief naar relevante bronnen. Weblogs, Twitter, sociale netwerken en rss-feeds zijn onze gereedschappen. Flipboard bundelt die gereedschappen nu. De app stelt op de iPad voor de gebruiker een eigen digitaal magazine samen. Met content die is gebaseerd op de links en tweets van vrienden en contacten uit de eigen sociale netwerken. Wordt bepaalde content vaker getweet, dan krijgt het een prominentere plek in het magazine.

Doorgeefluik

Inmiddels is een discussie ontsponnen over het auteursrecht. Flipboard haalt zijn content immers op allerlei plekken. Is Flipboard daarbij een doorgeefluik of schendt het de rechten van de auteurs? De grens tussen het ordenen en doorsturen van informatie en het opnieuw aanbieden is vervaagd door de vele kanalen die het aanbieden.

Behoefte aan personalisatie

De app Flipboard is nu nog maar een rage, die nog wel door allerlei andere applicaties en websites gevolgd zal worden. Het succes van de applicatie geeft wel aan dat er behoefte is om informatie te doseren en te personaliseren. Zo is er bijvoorbeeld ook paper.li, een online applicatie die niets anders doet dan tweets bundelen, net als Flipboard. Ook bij interne communicatie moet daar rekening mee gehouden worden.

Sociaal en interactief

Veel grote bedrijven experimenteren bijvoorbeeld met narrowcasting met locatiespecifieke informatie. Een sociaal intranet, dat ook informatie op maat levert, bevordert de effectiviteit en versterkt de band van de medewerker met het bedrijf. Door een gepersonaliseerd intranet te koppelen aan een goed intern sociaal platform, creër je zo alle mogelijkheden voor interactieve en sociale informatieuitwisseling!

Behoefte aan print groeit

De behoefte aan papier blijft, ondanks de doemscenario’s die veel (kranten-)uitgevers schetsen. Soms groeit die behoefte zelfs. Kijk bijvoorbeeld naar consumenten die digitaal fotograferen, maar nog nooit zoveel foto’s lieten afdrukken als tegenwoordig. En het weggeven van e-books leidt alleen maar tot hogere verkoopcijfers bij gedrukte boeken, blijkt uit recent onderzoek.

Printing on demand

Een andere branche die enorm groeit is Printing on Demand. Via websites als Boekscout en Gigaboek kan iedereen zijn eigen boek uitgeven. In een oplage vanaf 1 exemplaar. Blurb.com, een van de grootste online uitgeverijen, drukt naar eigen zeggen zelfs bijna elke seconde een nieuw boek. Volgens Eileen Gittings, oprichter en CEO van Blurb, komt dit omdat mensen nu eenmaal graag hun eigen verhaal vertellen. “Als dat vastgelegd is in een gedrukt boek, doe je er toe.”

Content kiest zijn medium

Internet vervangt papier niet. De behoefte aan papier blijft bestaan. Content kiest zijn eigen medium. Een bedrijfsintranet is bijvoorbeeld prima geschikt voor de interne nieuwsberichten, een personeelsmagazine met achtergrondartikelen leest toch wel zo lekker op de bank. Een goede content strategy houdt dus rekening met het meest geschikte medium.

Steeds meer online

Het telefoonverkeer neemt af door het gebruik van andere communicatiemiddelen: e-mail, social media en sms. En steeds meer zaken die traditioneel nog per telefoon werden geregeld, doen we tegenwoordig online. Telefonische helpdesks worden langzaam maar zeker vervangen door online hulpmiddelen. En een pizza bestellen doen we via internet.

Mobiel internet

De Opta meldt dat het gebruik van mobiel internet in de eerste helft van vorig jaar met maar liefst 300% steeg ten opzichte van 2008. Meer dan ooit is goede, actuele content op websites, die ook bekeken kunnen worden op mobiele telefoons, dus van het grootste belang. En dit zal naar verwachting alleen maar exponentieel toenemen. Consumenten zijn in feite altijd en overal online. De telefoon wordt als eerste klantcontact verdrongen door het beeldscherm. Goede online content is dan ook hoofdzaak!

Dorling Kindersley Books liet de video ‘The Future of Publishing’ maken voor een interne bijeenkomst van de afdeling sales. Het filmpje bleek intern zo’n succes dat het ook extern werd gebruikt. Een YouTube-filmpje dat slechts bestaat uit scrollende tekst maakt duidelijk dat ook de jongste generaties zeker nog geïnteresseerd zijn in de inhoud.

Bekroonde video

Op het weblog van Penguin, het moederbedrijf van DK, is een interview te lezen met de makers van de video, die zij baseerden op een Argentijns verkiezingsfilmpje, wat in 2006 een Zilveren Leeuw won op het festival van Cannes.