Relevante bronnen

We wachten niet meer af welke content ons aangeboden wordt. We zoeken actief naar relevante bronnen. Weblogs, Twitter, sociale netwerken en rss-feeds zijn onze gereedschappen. Flipboard bundelt die gereedschappen nu. De app stelt op de iPad voor de gebruiker een eigen digitaal magazine samen. Met content die is gebaseerd op de links en tweets van vrienden en contacten uit de eigen sociale netwerken. Wordt bepaalde content vaker getweet, dan krijgt het een prominentere plek in het magazine.

Doorgeefluik

Inmiddels is een discussie ontsponnen over het auteursrecht. Flipboard haalt zijn content immers op allerlei plekken. Is Flipboard daarbij een doorgeefluik of schendt het de rechten van de auteurs? De grens tussen het ordenen en doorsturen van informatie en het opnieuw aanbieden is vervaagd door de vele kanalen die het aanbieden.

Behoefte aan personalisatie

De app Flipboard is nu nog maar een rage, die nog wel door allerlei andere applicaties en websites gevolgd zal worden. Het succes van de applicatie geeft wel aan dat er behoefte is om informatie te doseren en te personaliseren. Zo is er bijvoorbeeld ook paper.li, een online applicatie die niets anders doet dan tweets bundelen, net als Flipboard. Ook bij interne communicatie moet daar rekening mee gehouden worden.

Sociaal en interactief

Veel grote bedrijven experimenteren bijvoorbeeld met narrowcasting met locatiespecifieke informatie. Een sociaal intranet, dat ook informatie op maat levert, bevordert de effectiviteit en versterkt de band van de medewerker met het bedrijf. Door een gepersonaliseerd intranet te koppelen aan een goed intern sociaal platform, creëer je zo alle mogelijkheden voor interactieve en sociale informatieuitwisseling!

Voordeel 1: medewerkers ervaren meer vertrouwen

Intranet is van oorsprong een zendkanaal van het management en de communicatie-afdeling. Sociale intranetten daarentegen bieden medewerkers de mogelijkheid om deze hiërarchische structuur te doorbreken. Maar dat wil niet zeggen dat het management sociale netwerken en media niet kan gebruiken. Sterker nog, een management dat veel van zijn plannen en kennis intern deelt met iedereen, geniet ook meer vertrouwen.

Voordeel 2: medewerkers zijn meer tevreden

Uit een onderzoek van (onder meer) Philips blijkt het sociaal intranet een enorm positief effect te hebben op de medewerkertevredenheid. Reden genoeg voor Philips om wereldwijd een intern sociaal netwerk uit te rollen: het platform Connect-Us. En geheel in stijl, dus zonder verder gebruik te maken van de ‘oude’ corporate communicatiekanalen, trok het platform binnen twee weken al 5.000 bezoekers.

Voordeel 3: medewerkers krijgen persoonlijke informatie op maat

Door de informatie op het intranet te personaliseren (bijvoorbeeld via IP-adres of een login), krijgt iedere medewerker informatie die op zijn of haar reële behoeften en interesses is afgestemd. Daardoor kunnen medewerkers veel effectiever hun kennis delen en informatie op maat ontvangen.

Voordeel 4: gelijkwaardig communiceren met medewerkers

Statische intranetten zijn traditioneel een zendkanaal vanuit het management. Een sociaal intranet kan deze hiërarchische organisatiestructuren doorbreken en zorgen voor horizontale kennisdeling!

Voordeel 5: dé basis voor internal branding

Door het frequente gebruik is het sociale intranet hét geijkte platform om te dienen binnen een programma voor internal branding. Uiteraard volledig crossmediaal opgezet, met inzet en koppeling met  tal van andere interne communicatiemiddelen.

Voordeel 6: medewerkers e-mailen minder

Door alle mogelijkheden tot interactie en het uitwisselen van informatie, en het delen van kennis, neemt de noodzaak af om allerlei zaken te delen per e-mail met de daarbij behorende cc-lijst. Medewerkers zijn minder tijd kwijt met het afhandelen van hun e-mail.

Sociaal intranet: een onmisbare business tool

In de afgelopen jaren zien we meer en meer volwaardige intranetten met nuttige toepassingen ontstaan, met aandacht voor design en usability. Het lijkt voor de toekomst dan ook een onmisbare business tool te worden!

(Gisteren beschreven we al de risico’s van een sociaal intranet. Maar mits goed gecontroleerd, wegen de risico’s niet op tegen deze voordelen!)

Statisch intranet, een gemiste kans

Het menu van het bedrijfsrestaurant, het telefoonnummer van de postkamer of een bericht van het management: intranet is in veel bedrijven niet veel meer dan een zendergestuurd kanaal. Medewerkers voelen zich er niet mee verbonden. Een gemiste kans, want intranet is het middel bij uitstek om hen te binden aan de organisatie en zo aan internal branding te werken.

Hét voordeel: een interactief bindmiddel

Blogs, sociale netwerksites en user generated content nemen een steeds belangrijker plek in op het ‘web 2.0’. Zulke interactieve elementen bieden ook binnen een bedrijf de gelegenheid om aan de interne communicatie te werken. Een intern sociaal netwerk bevordert de samenwerking en het delen van kennis.En doordat medewerkers actief bijdragen aan de content van het intranet, voelen ze zich ook meer betrokken. Zo kan een ‘sociaal intranet’ een bindmiddel worden voor de organisatie.

En de risico’s van een sociaal intranet?

Een sociaal intranet brengt ook een aantal risico’s met zich mee. De vier voornaamste valkuilen op een rij:

1. Controle op kwaliteit

Medewerkers krijgen de mogelijkheid zich te mengen in interne communicatie. Daardoor is er niet direct controle op wat er geschreven wordt. Het intranet transparant houden is de oplossing: smakeloze content is dan eerder uitzondering dan regel. Bovendien waarderen medewerkers de vrijheid en daarmee het vertrouwen dat ze krijgen van het bedrijf.

2. Vindbaarheid van informatie

Bij een groot bedrijf met veel mensen achter een computer bestaat het risico dat er zoveel content ontstaat, waardoor belangrijke informatie zoek raakt. Een goede contentstrategie (en de vertaling daarvan naar een intranetarchitectuur) is onmisbaar om al die informatie vindbaar te maken én te houden.

3. Minder ‘business value’

Er ontstaat content die niet direct met de core business te maken heeft, maar die voor medewerkers misschien wel interessant is. Automatisch gaat daardoor het zakelijke aspect van intranet wat achteruit. Maar de betrokkenheid bij het intranet – en daarmee bij de organisatie – neemt alleen maar toe!

4. Tijdsverspilling

Door de enorme hoeveelheid interactie en informatie van een sociaal intranet, ontstaat het risico dat medewerkers langer op het intranet blijven dan gewenst is. Daarop is te sturen, omdat dit via IP-adressen of inloggegevens te monitoren is.

Wie deze risico’s voldoende weet te controleren, kan de voordelen van een sociaal intranet zwaarder laten wegen dan de nadelen.

Lees ook deel 2 van deze blog over de voordelen van een sociaal intranet!

Voorafgaand hieraan voerden we een lezersonderzoek uit. Daarna startten we met de ontwikkeling en productie van U/ME: een magazine waarin de eigen mening van medewerkers niet geschuwd wordt. Met verrassende rubrieken, journalistieke reportages en een aantrekkelijke visuele presentatie. Én dat aansluit bij de mediabeleving en mediaconsumptie van de doelgroep. U/ME is namelijk meer dan een blad: óók intranet en andere communicatievormen worden benut om medewerkers te bereiken.